Privacy & imprint

Stichting Jong & Geliefd vindt het belangrijk dat er zorgvuldig omgegaan wordt met de persoonlijke gegevens die je aan ons toevertrouwd.

Privacybeleid

Algemene informatie

Als stichting Jong & Geliefd, gevestigd aan Bogaardenstraat 43C, 6211 SN Maastricht, vinden wij het belangrijk dat er op een juiste manier wordt omgegaan met de persoonlijke data die door u aan ons toevertrouwd worden. Wie precies toegang heeft tot deze persoonsgegevens en wat we ermee doen, kunt u in dit privacybeleid tot in detail lezen.

Ons (privacy)beleid is erop gericht dat de gegevens op zodanige verantwoordelijke wijze worden verwerkt, om te kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving. Zo wordt er binnen de Stichting gewerkt met specifieke doelgroepen die kwetsbaar zijn in de samenleving, waardoor het belang van op een juiste, verantwoorde manier verwerken nog groter wordt.

Het privacybeleid of de privacyverklaring zullen soms gewijzigd worden door bijvoorbeeld wetswijzigingen. Het is daarom raadzaam het beleid en de verklaring periodiek te raadplegen. U zult geïnformeerd worden over overige belangrijke veranderingen.

Grondslag

De AVG kent een zestal grondslagen. Op basis van een aantal van deze grondslagen is er toestemming om bepaalde gegevens te verwerken. Zo is het noodzakelijk om gegevens te verwerken om uw gerechtvaardigde belang te behartigen en daaruit vloeit voort dat het noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichting. Daarnaast beoogt de Stichting een algemeen nut en belang voor de maatschappij.

Welke gegevens verzamelen we
Vrijwilligers

Voor- en achternaam
Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Overige contactinformatie
Belangrijke informatie omtrent gezondheid
Ervaring en opleiding
Bijlagen
Antwoorden op (screenings)vragen
VOG (indien van toepassing)

Helpende handen

Voor- en achternaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Taak

Deelnemers

Voor- en achternaam
Contactpersoon: voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres
Aansprakelijke en/of contactpersoon: voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres
Geslacht
Geboortedatum
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Overige contactinformatie
Belangrijke informatie omtrent gezondheid
Bijlagen

Donateurs

Voor- en achternaam
Adresgegevens
Telefoonnummer
E-mailadres
Bijlagen: incasso-document
IBAN/Bankrekeningnummer

Andere organisaties

Contactpersoon: voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres

Wat is het doel van het verwerken van gegevens?

Op het moment dat u via e-mail contact met ons opneemt, wordt uw e-mail bij ons opgeslagen. Wij bewaren e-mails tot maximaal 3 jaar.

a) E-mailadressen van geïnteresseerden die zich hebben aangemeld voor de nieuwsbrief, worden opgeslagen totdat zij zichzelf hiervoor afmelden.

b) Contactgegevens van vrijwilligers worden opgeslagen tot 5 jaar nadat ze de laatste keer hebben meegewerkt. Uiteraard kunt u de contactgegevens altijd al eerder laten verwijderen.

c) Contactgegevens van helpende handen worden opgeslagen tot 5 jaar nadat ze de laatste keer hebben meegeholpen. Uiteraard kunt u de contactgegevens altijd al eerder laten verwijderen.

d) Contactgegevens van deelnemers worden tot 5 jaar na het laatste kamp dat zij hebben bezocht opgeslagen of na de nabewerking van het kamp verwijderd.

e) Contactgegevens van donateurs worden opgeslagen zolang ze doneren. Betreffende e-mailadressen worden opgeslagen totdat donateurs zelf aangeven dat zij dit niet meer willen. 

Wie kunnen de persoonsgegevens inzien?

Contactgegevens via e-mail komen ook bij de mailserver van onze administrator, Uwe Koloska, terecht. Deze e-mails worden alleen maar ingezien door de persoon binnen de stichting die hiervoor verantwoordelijk.

Als u zich opgeeft via een contactformulier, zullen de data onze secretaris terecht komen.

Binnen de stichting, kan het bestuur de persoonsgegevens inzien. De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie van de gegevens. Daarnaast bestaan er bepaalde functies binnen het vrijwilligersteam, waarbij het nodig is dat zij de gegevens inzien. Deze functies vindt u hieronder:

a) Contactgegevens van geïnteresseerden kunnen worden ingezien door PR- Manager om de PR mogelijk te maken

b) Contactgegevens van vrijwilligerskunnen worden ingezien door de Coördinator Vrijwilligers om contact op te kunnen nemen met vrijwilligers.

c) Contactgegevens van de helpende handen kunnen worden ingezien door de Coördinator Vrijwilligers om contact op te kunnen nemen met de helpende handen.

d) Contactgegevens van deelnemers aan de Jong & Geliefd Avonturenkampen kunnen worden ingezien door Woordvoerder Families, Woordvoerder Gevangenissen en de leider van het avonturenkamp om contact op te kunnen nemen met de deelnemers en bij noodgevallen tijdens het kamp.

d) Contactgegevens van donateurs kunnen worden ingezien door de Financieel Manager om transacties te kunnen doen en donateurs op de hoogte te kunnen houden.

E-mails die naar info@jong-geliefd gestuurd worden, worden zowel ontvangen als gelezen door het bestuur van de stichting en de PR-manager, Verantwoordelijke Inhoud en de Terreinbeheerder uit het team dat de avonturenkampen organiseert. Daarnaast zijn er verschillende e-mailadressen voor desbetreffende functies. Deze zijn te vinden in de privacyverklaring.

Welke rechten heeft u?

U heeft een aantal rechten betreffende uw data. Hieronder vindt u wat precies de inhoud van deze rechten is en hoe wij zorgen dat uw rechten gewaarborgd worden.

Recht op inzage en op dataportabiliteit

U heeft altijd het recht om te weten welke gegevens wij van u hebben opgeslagen. Wanneer u uw gegevens wilt inzien, heeft u het recht deze eenvoudig te verkrijgen. Daarnaast kunt u deze gegevens dan doorgegeven aan een andere organisatie indien u hier behoefte aan hebt. Hiervoor kunt u contact opnemen door een e-mail te schrijven naar secretaris@jong-geliefd.nl.

Recht op rectificatie

Als we gegevens verkeerd hebben opgeslagen, of als ze zijn gewijzigd, kunt u ze te allen tijde wijzigen door een e-mail te sturen naar secretaris@jong-geliefd.nl.

Recht op indien van een klacht

Hebben we uw gegevens niet goed beschermd of heeft u andere bezwaren? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen via Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Recht op het stoppen van het gebruik van gegevens

U kunt de gegevens te allen tijde door ons laten verwijderen. Dan verwijderen we de gegevens uit onze directory en nemen we geen contact meer met u op. Geef duidelijk aan of u slechts een deel van de gegevens wilt laten verwijderen of alle gegevens.

Verplichte gegevens

U bent niet verplicht om ons uw persoonsgegevens te verstrekken. We hebben echter wel bepaalde informatie van u nodig als u wilt deelnemen aan projecten met ons, bijvoorbeeld als vrijwilliger, deelnemer of wanneer u heeft aangegeven dat u de nieuwsbrief wilt ontvangen. De gegevens die we van u vragen op het moment dat u zich registreert, hebben we nodig om met u in contact te komen en om te voldoen aan bepaalde richtlijnen (er is bewijs nodig van training voor onze vrijwilligers en hun VOG moet goedgekeurd zijn). Hiervoor hebben we bijvoorbeeld een adres nodig etc. Sommige gegevens maken het voor ons alleen maar makkelijker om met u in contact te komen, of dienen een extra functie, zoals het versturen van bedankkaartjes aan bijvoorbeeld donateurs. Deze velden zijn in het contactformulier met en ster gemarkeerd en zijn dus niet verplicht in te voeren.

Plichten

We zullen geen persoonsgegevens verlenen aan derden. Wanneer dit nodig zou zijn om een bepaalde dienst te doen, bijvoorbeeld een incasso etc., zullen we u expliciet om toestemming vragen.

We behouden het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk vereist zou zijn. Denk hierbij aan bijvoorbeeld een juridisch verzoek of proces. Daarbij zullen we zo veel mogelijk uw privacy respecteren.

Beveiliging

Bovengenoemde gegevens worden allemaal op de server opgeslagen en zo nodig door bepaalde functies binnen de stichting (zie punt 4 „Ontvanger gegevens“) op een verantwoorde manier opgeslagen en met een wachtwoord of vingerafdruk vergrendeld.

Daarbij is het aantal apparaten dat toegang heeft tot uw gegevens beperkt tot alleen de benodigde apparaten.

Algemene Gegevens worden opgeslagen in een eigen cloud. De gegevens zijn alleen maar in te zien door de functies die bij punt 4 genoemd zijn. De secretaris zorgt ervoor dat de cloud ordelijk is en houdt het bestand bij, zodat deze altijd actueel is. 

Beeldmateriaal wordt opgeslagen in een eigen cloud op de server. Dit materiaal wordt, mits er toestemming is, gebruikt. Er worden geen foto’s gemaakt zonder dat er daartoe toestemming is gegeven.

Onze website is beschermd door een SSL-certificaat.

Delen van gegevens

We delen persoonsgegevens alleen als dit nodig is voor het uitoefenen van onze taken. Dit zou bijvoorbeeld in gevallen zijn van het boeken van een verblijf voor de kampen, uitstapjes of wanneer er sprake is van een ziekenhuisbezoek etc. 

Persoonsgegevens van deelnemers en vrijwilligers worden doorgegeven aan het verblijf tijdens de kampen, in geval dit nodig is.

Betaalgegevens van donateurs worden met de bank gedeeld. Daarbij zal er altijd expliciet om toestemming worden gevraagd.

Nieuwsbrief

We delen de naam en het e-mailadres van geïnteresseerden die zich hebben aangemeld voor de nieuwsbrief met het programma Laposta. Dit bedrijf is gevestigd in Nederland en valt daarmee onder de Nederlandse AVG-wetgeving. Voor meer informatie over het verwerken van gegevens van Laposta, verwijzen we u naar de privacyverklaring van het bedrijf.

Cookies

Op onze website gebruiken we geen Cookies en ook geen Google Analytics.

Privacyverklaring

Algemene informatie AVG

Sinds 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dit houdt in dat in de gehele Europese Unie dezelfde privacywetgeving geldt. De AVG zorgt voor het versterken en uitbreiden van de privacy-rechten; meer verantwoordelijkheden voor organisaties en dezelfde, stevige bevoegdheden voor alle Europese privacy-toezichthouders.

Wat houdt verwerken in?

Door de invoering van de AVG zijn er meer verplichtingen bij het verwerken van persoonsgegevens dan voorheen. Bepaalde persoonsgegevens worden hierbij verwerkt; details over welke gegevens worden verwerkt zijn te vinden onder het kopje ‘welke gegevens we verzamelen…’ in het privacybeleid. Bij het verwerken van deze gegevens heeft elk individu recht op bepaalde manieren van het verwerken van gegevens.

Waarom wij gegevens over u verwerken

De grondslagen uit de AVG geven ons toestemming om bepaalde gegevens van u te verwerken. Zo is het noodzakelijk om gegevens te verwerken om uw gerechtvaardigde belang te behartigen en daaruit vloeit voort dat het noodzakelijk is vanwege wettelijke verplichting. Daarnaast beoogt de stichting een algemeen nut en belang voor de maatschappij. De gegevens hebben wij nodig bij het regelen van de projecten binnen onze stichting. Op deze manier kunnen we praktische zaken coördineren, denk aan registratie voor bepaalde projecten, contact met u onderhouden et cetera.

Hoe worden gegevens opgeslagen

Het is van groot belang dat er voorzichtig met de persoonsgegevens om wordt gegaan. Dit vanwege een extra risicovolle groep vanwege detentie en godsdienst. Daarom zal de stichting uiterst zorgvuldig handelen en zeer voorzichtig met de gegevens omgaan. Vanwege het verhoogde privacyrisico zal er ook gewerkt worden met een verwerkingsregister. In dit register zal duidelijk worden welke persoonsgegevens gebruikt worden en met welk doel, waar ze worden opgeslagen en met wie ze gedeeld zouden kunnen worden. De secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden van het verwerkingsregister.De gegevens zullen op de volgende manier worden opgeslagen:

  • Documenten, persoonsgegevens en het verwerkingsregister met informatie over hoe persoonsgegevens worden verwerkt, worden in de eigen cloud opgeslagen: https://cloud.jong-geliefd.nl. Iedereen die werkzaam is in het Kernteam Avonturenkampen organiseert, krijgt een persoonlijk account in deze cloud.
  • Alleen het bestuur van de stichting mag alle documenten en gegevens inzien.De secretaris zorgt ervoor dat de cloud in orde is en blijft, houdt het verwerkingsregister bij en deelt persoonsgegevens alleen maar met degene die daar inzicht in mag hebben (zie beneden).
  • De secretaris moet van tijd tot tijd de gegevens die in de cloud staan opgeslagen opruimen en oude gegevens verwijderen.
  • De functionaris gegevensbescherming is Tabea Koloska: zij adviseert en rapporteert rondom privacy en is hierin het aanspreekpunt voor de secretaris. Verder is zij ervoor verantwoordelijk dat de persoonsgegevens beschermd worden.
  • Administrator van het domein is Uwe Koloska. Hij is, via Tabea Koloska, het aanspreekpunt voor wanneer er technische problemen zijn.
  • Persoonsgegevens mogen niet door medewerkers op eigen computer worden opgeslagen, met uitzondering van de secretaris. De secretaris mag de gegevens lokaal bewerken, maar moet deze wel vergrendelen.
  • Documenten mogen lokaal worden opgeslagen, maar er moet op gelet worden dat dit altijd de meest actuele versie is. De cloud kan bijvoorbeeld met de computer van een van de stichtingsmedewerkers worden gesynchroniseerd door de app te gebruiken. Deze kan gedownload worden via de volgende link: https://nextcloud.com/install/#install-clients.
Met welke e-mailaccounts wordt er gewerkt?
info@jong-geliefd.nl

Nieuwsbrief; Toegankelijk voor het bestuur en te gebruiken door PR-Manager, de Verantwoordelijke Inhoud en de Terreinbeheerder; De secretaris heeft hierbij de taak om de orde in de mailbox te waarborgen.

secretaris@ jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de secretaris; Contactformulier; Vragen rondom privacy; Doorsturen van belangrijke informatie; Het bijhouden van belangrijke informatie in het persoonsregister.

voorzitter@jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de voorzitter; Voor officiële zaken, zoals registratie voor ANBI o.i.d.; Vragen rondom alle projecten of het beleid.

penningmeester@jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de penningmeester; Voor alle vragen en contact rondom financiën;Het bijhouden van belangrijke informatie in het persoonsregister die betrekking hebben op financiën (bijvoorbeeld van donateurs).

deelnemen@jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de Woordvoerder Families;Het bijhouden van het directe contact met de families;Het bijhouden van de persoonsgegevens van betreffende families in de cloud.

gevangenissen@jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de Woordvoerder Gevangenissen;Het bijhouden van het directe contact met de gevangenissen;Het bijhouden van de persoonsgegevens van betreffende families in de cloud.

vrijwilligers@jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de Vrijwilligerscoördinateur;Het onderhouden van direct contact met de vrijwilligers;Het bijhouden van de persoonsgegevens van vrijwilligers in de cloud.

terreinbeheer@jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de terreinbeheerder;Het onderhouden van direct contact met contactpersonen voor terreinen en materialen.

pr@jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de PR-manager;Het onderhouden van direct contact met contactpersonen voor aan PR gerelateerde zaken.

meredithsiland@jong-geliefd.nl

Alleen toegankelijk voor en te gebruiken door de Vertrouwenscontactpersoon (VCP);Het onderhouden van direct contact met de vrijwilligers die contact hebben opgenomen met de VCP.

Welke functie mag welke informatie inzien en bewerken? Via welk e-mailadres zijn desbetreffende functies te bereiken?
Voorzitter

voorzitter@jong-geliefd.nl; info@jong-geliefd.nl; Cloud: alles.

Secretaris

secretaris@jong-geliefd.nl; info@jong-geliefd.nl (zorgt ook dat deze mailbox ordelijk blijft); Cloud: alles, verantwoordelijk voor het bijhouden van de cloud en zorgt dat deze ordelijk blijft; Sociale media, zoals Facebook en Instagram.

Penningmeester

penningmeester@jong-geliefd.nl; info@jong-geliefd.nl; Cloud: alles, verantwoordelijk voor het bijhouden van financiële gegevens.

Woordvoerder Gevangenissen

gevangenissen@jong-geliefd.nl; Cloud: kan alle documenten die betrekking hebben op de Avonturenkampen inzien en wijzigen; kan persoonsgegevens van contactpersonen in gevangenissen en gedetineerden inzien en wijzigen.

Woordvoerder Families

deelnemen@jong-geliefd.nl; Cloud: kan alle documenten die betrekking hebben op de Avonturenkampen inzien en wijzigen; kan persoonsgegevens van deelnemers en hun contactpersoon inzien en wijzigen.

Terreinbeheerder

terreinbeheer@jong-geliefd.nl; info@jong-geliefd.nl; Cloud: kan alle documenten die betrekking hebben op de Avonturenkampen inzien en wijzigen; Doet aankopen in overleg met de Financieel Manager en Penningmeester via penningmeester@jong-geliefd.nl.

PR-Manager

pr@jong-geliefd.nl; info@jong-geliefd.nl; Cloud: kan alle documenten die betrekking hebben op de avonturenkampen inzien en bewerken; Sociale media, zoals Facebook en Instagram.

Vrijwilligerscoördinator

vrijwilligers@jong-geliefd.nl; Cloud: kan alle documenten die betrekking hebben op de avonturenkampen inzien en wijzigen; kan gegevens van vrijwilligers en helpende handen inzien en wijzigen.

Financieel Manager

info@jong-geliefd.nl; Cloud: kan alle documenten die betrekking hebben op de avonturenkampen inzien en wijzigen; kan gegevens van donateurs inzien en wijzigen; Doet aankopen in overleg met de penningmeester van de stichting via penningmeester@jong-geliefd.nl.

Disclaimer

Foto’s van het team: Linda van der Spek.
Alle andere foto’s zijn genomen op Indianenkampen (soortgelijke kampen) in Duitsland en op deze website gepubliceerd met toestemming van Echt Sein E.V.

Heeft u nog verdere vragen? Schroom dan niet om contact op te nemen met onze secretaris via secretaris@jong-geliefd.nl.

Over ons

Jong & Geliefd is een christelijke non-profitorganisatie die zich inzet voor kinderen met een gedetineerde ouder.

Contact

info@jong-geliefd.nl

Bogaardenstraat 43C
6211 SN Maastricht

KvK: 77585526NL57
INGB 0009 4314 68
RSIN: 861055445